Eventfotografie planen – die Briefing-Checkliste für Firmenevents

Bei einem Firmenevent gibt es keine zweite Chance: Die Rede wird einmal gehalten, der Toast einmal ausgesprochen, der Moment auf der Bühne ist nach Sekunden vorbei. Gute Eventfotos entstehen deshalb vor allem durch ein gutes Briefing. Diese Punkte gehe ich vor jeder Veranstaltung mit meinen Kunden oder ihrer Agentur durch.

Ablaufplan und Programmpunkte

• Zeitplan mit festen Momenten: Begrüßung, Reden, Keynotes, Preisverleihungen, Showacts, Buffet-Eröffnung.
• Räume und Wege: Wo findet was statt? Gibt es eine Bühne, eine Terrasse, einen zweiten Raum?
• Lichtverhältnisse: Bühnenlicht, Tageslicht, späte Abendstunden – das beeinflusst, wie ich arbeite.

Wer muss aufs Bild?

Eine kurze Liste der wichtigsten Personen – Geschäftsführung, Speaker, Ehrengäste, Partner – hilft enorm. Am besten mit Foto oder Hinweis, woran ich sie erkenne. Wenn bestimmte Kombinationen wichtig sind, etwa Vorstand mit Partner, plane ich dafür einen kurzen Moment ein.

Welche Motive brauchen Sie?

• Übersichten: Saal, Bühne, Location von außen
• Menschen im Gespräch, Networking, Reaktionen im Publikum
• Speaker auf der Bühne, gern mit Publikum im Vordergrund
• Branding vor Ort: Bühnenbild, Roll-ups, Namensschilder, Produkte
• Details: Dekoration, Essen, Getränke
• Gruppenbilder – nur, wenn sie wirklich gebraucht werden

Wofür werden die Bilder eingesetzt?

Pressemitteilung, LinkedIn-Recap, interne Kommunikation, Website, Einladung für das nächste Jahr: Der Einsatz bestimmt, welche Formate wichtig sind und ob schon am Abend eine kleine Auswahl gebraucht wird. Die fertige Auswahl liefere ich innerhalb von 48 Stunden nach der Veranstaltung, eine schnelle Vorauswahl am selben Tag lässt sich einplanen.

Datenschutz und Gäste

Nicht jeder Gast möchte fotografiert werden. Ein Hinweis in der Einladung oder am Einlass und eine einfache Kennzeichnung, etwa am Namensschild, machen es für alle Beteiligten leicht. Wer nicht abgebildet werden möchte, wird es auch nicht.

Agentur und Kunde

Arbeiten Agentur und Unternehmen gemeinsam an der Veranstaltung, klären wir vorab, wer die Bilder wofür nutzen darf und wer die finale Auswahl freigibt. Das spart nach dem Event viele Rückfragen.

Wenn Sie ein Firmenevent in Hamburg planen, schicken Sie mir gern Datum, Ort und einen groben Ablauf. Ich melde mich innerhalb von 24 Stunden mit einer Einschätzung.